Giải quyết vấn đề thật đơn giản (P2): Định nghĩa vấn đề và nguyên nhân của nó

“Phòng bán hàng của một doanh nghiệp cần tuyển gấp 1 nhân viên để nhập số liệu bán hàng trong đợt khuyến mãi cuối năm. Họ đã chọn Hiền. Nhưng chỉ sau một tuần Hiền tỏ ra không đủ năng lực làm việc này: Cô đã mắc quá nhiều sai sót.

Một giải pháp đáng lẽ đã được đưa ra là cho Hiền thêm thời gian tập sự và huấn luyện thêm, nhưng không còn thời gian để làm việc này vì số liệu bán hàng mỗi ngày quá nhiều. Doanh nghiệp đã phải cho cô nghỉ việc và nhận một người khác có năng lực hơn.”

Hợp đồng thời vụ với Hiền cho phép sa thải cô mà không cần báo trước vì thế không có việc vi phạm pháp luật ở đây. Nếu cho rằng giải pháp có vấn đề có lẽ đó là yếu tố con người: không ai thích sa thải người khác hay thừa nhận việc họ đã chọn nhầm người”

Một số vấn đề rất đơn giản và ngay từ đầu giải pháp cho nó đã rõ ràng.

Trong phần này chúng ta sẽ tìm hiểu giai đoạn 3 của quá trình giải quyết vấn đề – giai đoạn hiểu vấn đề. Chúng ta sẽ tập trung chủ yếu vào việc tìm hiểu những vấn đề phức tạp hơn bằng cách định nghĩa chúng, phân tích chúng và tìm ra những nguyên nhân có thể có.

Khi gặp những vấn đề khó khăn hay phức tạp, chúng cần được định nghĩa một cách rõ ràng, nên dùng bảng mô tả vấn đề để trợ giúp.

Bạn có thể cần định nghĩa vấn đề dựa trên nhiều quan điểm khác nhau.

Sẽ rất có ích nếu xác định được những nét đặc trưng của một vấn đề: những điều này sẽ giúp bạn có được đầu mối để tìm ra (các) nguyên nhân.

Bạn cần thu thập thông tin để tìm ra nguyên nhân và giải pháp cho vấn đề.

Nếu có thể: lập một bảng phân tích vấn đề để chỉ ra vấn đề là gì và đáng lẽ là gì.

Động não là một công cụ hữu ích giúp giải quyết vấn đề. Có hai giai đoạn:

• Giai đoạn đầu ở phạm vi rộng, không phê phán và hãy sáng tạo;
• Giai đoạn sau có phê phán và tập trung hơn.

Khi nghĩ về một vấn đề, tránh đưa ra những giả định không có cơ sở.

Tìm kiếm sự thật bằng cách liên tục đặt các câu hỏi

Sử dụng bất kỳ một nguồn giúp đỡ nào bạn có được để tìm ra nguyên nhân của vấn đề:

• Thiết bị kỹ thuật như phần mềm máy tính, biểu đồ
• Kinh nghiệm của chính bạn và của những người khác;
• Sách hướng dẫn, quy định, thủ tục, chỉ dẫn, sổ tay, v.v…

Ý kiến của KỸ NĂNG:

Có nhiều phần mềm hữu ích mà bạn có thể sử dụng để phân tích và đưa ra các giải pháp cho các vấn đề của mình:

• Phần mềm mind mapping (Mind Jet)
• Phần mềm Mind Decider.