Tổ chức công việc hiệu quả

Theo nghĩa rộng: tổ chức là quá trình xác định những công việc cần phải làm và phân công cho các đơn vị cá nhân đảm nhận các công việc đó, tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ DN. Theo nghĩa hẹp: tổ chức là việc sắp xếp các công việc được giao.Trong tài liệu này, tổ chức được hiểu là kết hợp cả hai định nghĩa trên.

TỔ CHỨC CÔNG VIỆC BỘ PHẬN

1. Xác định chức năng, nhiệm vụ
1.1 Xác định chức năng:
Nhiều công ty nhầm lẫn giữa khái nhiệm chức năng và nhiệm vụ.

Chức năng có thể được hiểu là những nhiệm vụ lớn nhất của một bộ phận.

Chức năng có thể hiệu là những sản phẩm/dịch vụ mà bộ phận của bạn cung cấp. Khi hiểu theo khái niệm khách hàng nội bộ, bộ phận của bạn sẽ phải cung cấp các sản phẩm…cho bộ phận tiếp theo. Sản phẩm..đó là gì? Đó chính là chức năng của bạn.

1.2  Xác định quy trình:

Từ những chức năng đó, bạn đặt câu hỏi: làm thế nào để thực hiện được nó.

Ví dụ: bạn có chức năng phải tuyển nhân sự cho công ty, vậy làm thế nào để tuyển dụng: bạn có câu trả lời là quy trình tuyển dụng là gì?

Mỗi bước trong quy trình đó, bạn hãy đặt câu hỏi theo phương pháp 5W1H.

PHƯƠNG PHÁP 5W1H

Who: Ai làm việc đó?

Where: Làm việc đó ở đâu?

When: Làm việc đó khi nào?

How:  Làm bằng cách nào?

Ghi chú: bạn không cần trả lời: what (là cái gì) và why: tại sao?

Bạn cần chú ý kỹ hơn với HOW, có thể mở rộng ý nghĩa của nó là:

Bằng cách nào? Với câu hỏi này bạn xây dựng các hướng dẫn công việc hay hướng dẫn vận hành cho máy móc..

Đo lường như thế nào? Bạn hãy xây dựng tiêu chuẩn cho từng công việc trong quy trình.

2. Định biên công việc

• Bây giờ bạn hãy lập một list các công việc mà bộ phận bạn phải thực hiện.

• Hãy nhớ là liệt kê cả các công việc của quản lý, như hoạch định – tổ chức – lãnh đạo – kiểm tra.

• Hãy ước lượng thời gian thực hiện cho từng công việc đó trong một năm

• Tổng cộng thời gian và chia cho số ngày làm việc trong năm. Bạn sẽ biết mình cần bao nhiêu người.

• Hãy nhóm các công việc có cùng tính chất vào một chức danh công việc.

• Đảm bảo rằng tổng số thời gian phù hợp với tổng số thời gian của mỗi chức danh.

Lýu ý cộng thêm 10% thời gian cho mỗi chức danh. Điều này giúp bạn tạo sức ép cho nhân viên và điều chỉnh số lượng công việc co giãn sau này.

3. Xác định bản mô tả công việc
Bây giờ thì bạn hãy lập bản mô tả công việc cho từng chức danh.

Bản mô tả công việc gồm các nội dung: thông tin về công việc (mã số, chức danh, bộ phận, ngýời quản lý trực tiếp), mục tiêu – yêu cầu công việc, nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ, tiêu chuẩn công việc, điều kiện làm việc.

Lên sơ đồ tổ chức bộ phận.

4. Sắp xếp công việc cho NV.

• Công việc của nhân viên gồm các công việc thường xuyên và công việc không thường xuyên.

• Công việc thường xuyên là các công việc lặp lại, đã được ghi nhận trong bản mô tả công việc. Công việc thường xuyên phải có tính lặp lại.

• Công việc không thường xuyên do bạn giao cho nhân viên thực hiện.

Đối với công việc thường xuyên: Hãy đảm bảo là trong quy trình của bạn đã có đầy đủ các tài liệu hướng dẫn cho nhân viên thực hiện, bao gồm:

• Cách thức thực hiện (how).

• Nguồn lực để thực hiện (5M).

• Tần suất thực hiện.

Tốt hơn hết, hãy yêu cầu NV vẫn ghi nội dung công việc thường xuyên vào kế hoạch làm việc tuần của họ.

Công việc không thường xuyên:

• Hãy thể hiện nội dung giao việc cho nhân viên bằng sổ giao việc.

• Giái thích cho nhân viên về lý do thực hiện công việc (why).

• Giải thích các yêu cầu, mục tiêu, thời hạn (when) của công ty.

• Giải thích phương pháp thực hiện (how).

• Khi phát sinh công việc thường xuyên, bạn hãy lưu ý

• Xác định công việc đó có lặp lại trong tương lai hay không?

• Trường hợp nó lặp lại, hãy thiết lập một số tài liệu để hướng dẫn cho NV khi nó xuất hiện trong tương lai.

Như vậy, bạn đã chuyển công việc không thường xuyên thành công việc thường xuyên.