Giao thức email: Áp dụng, hay thua lỗ kinh doanh

Những yếu tố nào có thể hủy hoại các mối quan hệ khách hàng của bạn, gây ảnh hưởng tới danh tiếng công ty, hay tệ hại hơn là đẩy bạn ra khỏi thương trường? Giao thức email là một trong số đó.

Email luôn là một công cụ mạnh mẽ. Để duy trì sự kiểm soát với nó, bạn phải biết rõ các nguyên tắc của giao thức email.

Mặc dù được xem là một phương thức giao tiếp bằng văn bản, email hành xử giống giao tiếp bằng lời nói nhiều hơn. Email có thể được bày tỏ nhanh chóng và phản hồi có thể quay trở lại trong một vài giây.

Tuy nhiên, không như các giao tiếp bằng lời nói, email không có sự đối mặt trực tiếp nên không thể sử dụng những gợi ý bằng nét mặt, giọng nói để làm rõ hơn ý nghĩa của thông điệp.

Điều này có ý nghĩa như thế nào? Các từ ngữ bạn sử dụng trong email cần phải có chủ đích, ngắn gọn, rõ ràng và hoàn chỉnh.

Vào cùng thời điểm, email đang dần gia nhập vào gia đình những giao tiếp in ấn. Tốc độ và sự tương tác trực tiếp tạo nên sức hấp dẫn đặc biệt của email  – song bạn cần nhớ rằng email cũng tồn tại lâu dài. Những bản sao lưu có thể tìm kiếm sẽ được tạo ra. Đó là thực tế.

Đặc tính kinh doanh điện tử

Logo và văn phòng phẩm luôn được lựa chọn cẩn thận để đảm bảo hình ảnh nhãn hiệu và đặc tính công ty. Bạn hãy thử hình dung khi bạn gửi đi một lá thư kinh doanh mà không có đầu đề và các thông tin liên lạc.

Kể từ khi email được sử dụng trong các tình huống kinh doanh, nó cần được duy trình những chuẩn mực trình bày và bố cục. Hãy đưa logo, chức danh và thông tin liên lạc của bạn vào trong các email kinh doanh.

Hầu hết các sai lầm trong giao thức email đều xảy ra khi sự vội vàng và cảm xúc lấn át những suy nghĩ lý trí.

Trước tiên, bạn cần nhớ tới sự tôn trọng. Hãy viết từ “tôn trọng” lên mẩu giấy note và dán nó vào trước máy vi tính của bạn. Yếu tố tôn trọng trong email bao gồm sự lưu tâm tới thời gian của người đọc. Hãy đi thẳng vào luận điểm. Hãy sử dụng nút “Reply All” chỉ khi bạn cần “Tất cả” mọi người phản hồi lại với bạn. Hãy luôn kiểm tra địa chỉ trong phần “gửi” của bạn để đảm bảo nó chính xác nhất.

Các giao thức email có khuynh hướng tập trung vào bốn khu vực: nội dung, phong cách, giọng điệu và ngữ pháp.

Nội dung email hợp lý

Khi soạn thảo một email, hãy suy nghĩ về một cầu thang gác ngắn, và cánh cửa ở trên sẽ mở khi người nhận ấn vào nút “Reply”.

Bước 1

Bước đầu tiên rất quan trọng đó là dòng tiêu đề thư của bạn. Nếu bước này không được thực hiện đúng đắn, thông điệp của bạn sẽ mất ý nghĩa và những nỗ lực truyền tải của bạn sẽ thất bại.

Dòng tiêu đề cần ngắn gọn, rõ ràng và chính xác. Hãy viết dòng tiêu đề thư như thể đó là một phần email của bạn mà người nhận sẽ đọc. Hãy thể hiện các ý tưởng của bạn một cách súc tích và dễ hiểu. Hãy thật cụ thể.

Ví dụ:

·     Một dòng tiêu đề không hiệu quả sẽ là: “Thông điệp quan trọng, xin hãy đọc”.

·     Hãy cải thiện dòng tiêu đề thành: “Buổi họp uỷ ban sẽ bắt đầu vào 10h ngày mai”

Bước 2

Bước thứ hai đó là câu văn đầu tiên trong phần thân email của bạn. Hãy luôn đưa vào lời chào và kèm theo đó là tên của người nhận. Làm như thế là một giao thức email đúng đắn và thể hiện sự tôn trọng; nó cũng luôn bảo đảm rằng email sẽ tới đúng người nhận.

Ví dụ:

·     Câu chào không hợp lý: “Hey.”

·     Được cải thiện sẽ là: “Chào Thomas!”.

Bước 3

Bước thứ ba là khu vực “thân” email của bạn. Đây là nơi bạn cần hết sức thận trọng. Như một quy tắc, đừng viết những gì trong email nếu bạn cũng sẽ không nói nó qua điện thoại. Hãy thể hiện sự tôn trọng thời gian của người đọc bằng những câu văn ngắn gọn. Hãy đọc to email trước khi gửi đi. Hãy tự hỏi bản thân xem mình mong đợi phản hồi như thế nào? Nếu bạn muốn người đọc phản hồi, hãy viết rõ ra. Và nếu bạn cần phản hồi trong một thời hạn cụ thể, hay ghi rõ vào trong email. Đừng bao giờ giả định.

Phong cách và Giọng điệu email chuẩn xác

Phong cách viết email của bạn sẽ rất khác nhau tuỳ thuộc vào từng hoàn cảnh cụ thể. Hãy hỏi bản thân bạn: “Mình đang viết email với tư cách nào?”. Bạn đang viết email dưới tư cách một nhân viên? Bạn đang viết dưới tư cách một khách hàng kinh doanh? Hay dưới tư cách một ông chủ, một khách hàng, hoặc đối tác?

Bạn cần nhớ rằng trong kinh doanh, tất cả email kinh doanh là những email kinh doanh. Hãy xác định cho mình từng hoàn cảnh cụ thể thích hợp trong mỗi lần bạn viết một email. Sẽ là tốt nhất với việc tránh xa sự chung chung.

Phong cách của bạn chính là dáng điệu của bạn. Đó là một trong những điều đầu tiên mọi người chú ý. Hãy đảm bảo rằng bạn luôn đứng thẳng trong các email của mình.

Nhưng tất cả ngôn ngữ cơ thể trong thế giới không thể xoa dịu được giọng điệu của một email cáu giận. Đừng bao giờ gửi đi một thông điệp cáu giận. Những tình huống này cần được giải quyết một cách cá nhân và trực tiếp.

Như một quy tắc, email nên ngắn gọn. Nhưng nếu các câu văn của bạn quá ngắn gọn, chúng có thể tạo ra cảm giác khiếm nhã. Tuy nhiên, nếu các câu văn của bạn quá dài, thông điệp có thể trở nên tối mờ và đánh mất mức tác động.

Hãy đọc to email của bạn trước khi gửi đi.

Ngữ pháp email và cấu trúc câu

Hãy tôn trọng các quy tắc ngữ pháp và có được sự tôn trọng trong cộng đồng kinh doanh của bạn. Sẽ rất cần thiết với chính tả, chấm câu chuẩn xác và đừng quá lạm dụng dấu chấm, dấu phẩy.

Theo cuốn Cẩm nang Giao thức (The Little Pink Book of Etiquette) của tác giả Ruth Cullen, những sai lầm ngữ pháp thường gặp bao gồm:

·     Khi chủ ngữ và động từ không thống nhất với nhau (chẳng hạn như một con mèo chơi với chú chuột đồ chơi).

·     Việc kết thúc câu với giới từ là không cần thiết

·     Sử dụng từ viết tắt hay từ lóng

Viết một email tương tự như viết tin tức. Hãy sử dụng cấu trúc hình tháp ngược cho câu và cấu trúc đoạn. Thông tin quan trọng nhất của bạn nên ở đầu tiên. Và tiếp theo là những thông tin có mức độ quan trọng ít hơn.

Cũng như vậy, bạn cần nhớ rằng, mọi người không đọc email, họ lướt qua chúng. hãy sử dụng gạch đầu dòng và đầu đề một cách hợp lý để giúp mọi người hiểu được thông điệp của bạn một cách nhanh chóng.

So sánh với tin nhắn SMS, email mang tính chính thức hơn. Hãy tránh những từ viết tắt, từ lóng và chat trong các email kinh doanh của bạn để có được các giao tiếp thích hợp.

Với email kinh doanh, việc tuân thủ các nguyên tắc giao thức trên có thể khiến bạn một một hai phút trước khi ấn nút gửi đi. Hãy tôn trọng nó, đọc qua trước khi gửi, kiểm tra ngữ pháp và chính tác, kiểm tra địa chỉ gửi đi,…Cuối cùng, đây có thể là phút giây giúp bạn duy trì các mối quan hệ, giữ chân các khách hàng hay phát triển công việc.

Email của bạn là hình ảnh của bạn: Hãy kiểm soát tốt nó.

Theo BwPortal

:tdquangcao2: