15 điều cần chuẩn bị cho 15′ thuyết trình

Một ngày, bạn bất ngờ nhận được yêu cầu của lãnh đạo là thuyết trình trước đông đảo khách hàng và nhà đầu tư để giới thiệu về công ty và quảng bá các sản phẩm/dịch vụ của mình. Bạn không tin vào tai mình nữa. Thuyết trình – trong khi bạn chưa hề được trang bị một kỹ năng nào cho công việc này?

Bạn sẽ tưởng tượng được quang cảnh bao nhiêu ánh mắt đổ dồn vào bạn – người đang đứng trên bục thuyết trình, mặt đỏ ran lên vì mất bình tĩnh, miệng lắp bắp không nói nên lời và hai tay cứ loay hoay với mấy tờ giấy… Vậy bạn sẽ làm thế nào để không phải rơi vào tình trạng đó? Chúng tôi xin đưa ra 15 lời khuyên dưới đây có thể giúp bạn thực hiện một buổi thuyết trình thành công cho dù đây có là lần đầu tiên bạn thuyết trình đi chăng nữa.

1. Chuẩn bị thật kỹ càng

Bạn nên tìm hiểu về đối tượng sẽ tham dự buổi thuyết trình để có cách ăn mặc ấn tượng và phù hợp, cũng như chuẩn bị về tâm lý, tác phong giao tiếp và nội dung cuộc nói chuyện sao cho phù hợp với lứa tuổi, chủ đề mà người nghe quan tâm,..Tuy nhiên, bạn nên nhớ rằng một nền tảng kiến thức sâu rộng mới tạo nên sức mạnh của người thuyết trình.

2. Luyện tập trước

Bạn nên luyện tập ở công ty hay ở nhà, trước một tấm gương lớn hoặc nhờ bạn bè, đồng nghiệp nghe và góp ý. Điều đó sẽ giúp bạn có phong cách tự tin và cuốn hút hơn cũng như nắm vững những nội dung cần thuyết trình, đặc biệt là điều khiển tốc độ nói để ước lượng thời gian và kiểm soát giọng nói của mình cho phù hợp với không khí của buổi nói chuyện. Hơn nữa, việc luyện tập trước ở nhà sẽ giúp bạn tránh được những sai sót có thể mắc phải trong buổi thuyết trình.

3. Trình bày ngắn gọn và thuyết phục

Đôi khi bạn chỉ có 5 phút cho phần thuyết trình nhưng bạn hãy tự tin là sẽ truyền đạt được thông tin cần thiết, do đó không nên xin lỗi khán giả trước hay đề cập đến việc bạn không có nhiều thời gian để tránh tạo ấn tượng không tốt ngay từ giây phút ban đầu bởi vì người ta sẽ nghĩ là bạn đã không chuẩn bị kĩ trước khi nói. Hãy vào đề ngay và chia nhỏ nội dung để bài thuyết trình được mạch lạc.

4. Biết từ chối khéo léo

Trong buổi thuyết trình, bạn nên từ chối trả lời một số điều mang tính chất “kiêng kỵ” trong lần gặp đầu tiên hay ở hội thảo đông người, chẳng hạn như các câu hỏi về chi phí, tài chính nói chung. Bạn nên biết cách “lái” những câu hỏi này hoặc từ chối nhẹ nhàng, lịch sự: “Tôi e là chúng ta đề cập vấn đề này hơi sớm” hay “Bản thân tôi cũng chưa nhận được quyết định cụ thể nào…”

5. Điều chỉnh giọng nói

Kể cả khi bạn có ít thời gian, bạn cũng không nhất thiết phải nói thật nhanh bởi như thế sẽ khiến khán giả khó bắt kịp nội dung và sẽ không hiểu hết những gì bạn muốn chia sẻ với họ, chưa kể người nói nhanh hay vô tình tạo cho người nghe cảm giác về sự thiếu trung thực. Có thể bạn sẽ thuyết phục và lôi cuốn khán giả hơn khi bạn nói ở tốc độ vừa phải, có giọng điệu tự tin, phát âm chuẩn và rõ ràng, nhấn mạnh từng từ và xen kẽ một vài khoảng lặng khi bạn muốn mọi người tập trung hơn.

6. Ngôn ngữ hình thể

Nếu bạn cứ đứng yên một chỗ với cái dáng thẳng đơ thì bạn đang tự làm cho buổi thuyết trình trở nên nhàm chán và đơn điệu. Nhưng khán giả sẽ cảm thấy bực bội nếu bạn lặp lại mãi những động tác, cử chỉ nhất định. Hãy làm chủ không gian của bạn bằng cách linh hoạt di chuyển trong khán phòng, tìm cách tiếp cận người nghe nếu thấy cần thiết và đa dạng hóa các cử chỉ, điệu bộ.

7. Đi thẳng vào những nội dung quan trọng

Đừng nói lan man làm thính giả không hiểu bạn muốn nhấn mạnh vấn đề gì, nội dung chủ yếu mà bạn muốn nói đến là gì. Bạn hãy tập trung ngay vào những nội dung quan trọng mà bạn biết chắc chắn sẽ giúp bạn giành được sự chú ý của đối tác, cũng như sẽ thôi thúc khách hàng tiềm năng mua sắm sản phẩm của bạn. Cũng không nên níu kéo mọi người để “cho phép tôi bổ sung…”, sau khi buổi thuyết trình đã kết thúc. Chỉ có như vậy, bạn mới có thể đủ thời gian để truyền tải hết nội dung thông tin cần thiết đến người nghe.

8.  Khơi gợi sự tò mò

Trước một vài phút giải lao, bạn không nên thông báo cụ thể nội dung kế tiếp. Thay vào đó là câu nói gợi sự tò mò và mang tính mời mọc người nghe tiếp tục theo dõi: “Tôi sẽ tiết lộ điều này sau một vài phút nữa…”. Khán giả sẽ háo hức chờ đợi bài thuyết trình của bạn ở phần tiếp theo. Và khả năng thành công của buổi thuyết trình sẽ cao hơn vì chí ít số lượng người tham gia cũng đảm bảo đủ để có sự tương tác cao giữa người nói và người nghe trong khi thuyết trình.

9. Minh họa

Nếu có một số vấn đề khó diễn đạt hoặc bạn cảm thấy cần làm rõ thêm, bạn hãy minh họa bằng các ví dụ hay câu chuyện ngắn gọn, súc tích, hoặc trích dẫn những tình tiết tiêu biểu nào đó, giúp khán giả hình dung rõ ràng và cụ thể hơn về điều bạn muốn nói. Bên cạnh đó, những câu chuyện dí dóm sẽ giúp bạn làm dịu không khí long trọng hay căng thẳng của buổi thuyết trình. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng những video để chiếu cho mọi người xem trong khi thuyết trình để tăng tính sinh động và hấp dẫn, thu hút người nghe hơn. Tuy nhiên, “Trào phúng như muối – hãy dùng cẩn thận”. Nếu quá lạm dụng những câu chuyện như thế, bạn sẽ mất nhiều thời gian và còn bị thính giả đánh giá là người thiếu nghiêm túc.

10. Kỹ năng dàn dựng và sử dụng PowerPoint

Bằng cách sử dụng PowerPoint, bạn có thể tạo nên một bộ khung hoàn chỉnh và minh họa bản thuyết trình của mình với hệ thống biểu đồ, số liệu thống kê nhằm giúp khán giả tiện theo dõi. Bên cạnh đó, các slide được trình bày khoa học và ấn tượng sẽ thu hút khán giả hơn và giúp bạn tránh mất phương hướng trong thuyết trình. Nếu bạn khéo léo cài vào chương trình một chút âm nhạc nhẹ nhàng, phù hợp với không gian hay một video hài hước, sinh động nhưng vẫn đảm bảo phù hợp với nội dung, bạn sẽ chinh phục được cả những khách hàng và nhà đầu tư khó tính nhất!

11. Hãy biết tạo cầu nối giữa người thuyết trình với thính giả

Đây là điều mà khách hàng và nhà đầu tư đánh giá rất cao ở bạn. Thông thường trong một buổi thuyết trình, bạn quá chăm chú với việc chuyển tải các nội dung căn bản, còn khán giả, họ lại kiếm tìm ở bạn những giá trị khác có thể gây thiện cảm và tạo niềm tin cho họ. Bởi vậy, bạn không nên quá cứng nhắc mà hãy giao lưu với khán giả qua ánh mắt và cử chỉ thân thiện cũng như những ngôn từ giản dị, dễ hiểu, pha chút hài hước nhẹ nhàng.

12. Có nên phát trước bản đề cương cho thính giả?

Nếu làm như vậy thì người xem sẽ hầu như không chú ý đến bạn nữa, họ chỉ việc chăm chú vào bản đề cương mà thôi. Một số công ty rất khôn ngoan, chỉ sau khi kết thúc buổi thuyết trình, họ mới phát tài liệu về nội dung kèm theo địa chỉ liên lạc để người nghe xem lại và giao dịch với công ty khi cần thiết. Có như vậy, người nghe mới tập trung vào những gì bạn trình bày trong buổi thuyết trình và tất nhiên bạn sẽ đạt được mục đích đã đề ra trước đó.

13. Chuẩn bị trả lời câu hỏi

Đừng quên rằng bạn còn phải trả lời một vài câu hỏi khá hóc búa của khách hàng và nhà đầu tư sau buổi thuyết trình, bởi vậy, bên cạnh việc trang bị kiến thức, bạn cũng nên học hỏi cách ứng xử khéo léo. Chẳng hạn như một lời nói “Cảm ơn câu hỏi thú vị của quý khách và xin được trả lời rằng…”. Chỉ với câu nói đơn giản như vậy thôi, bạn cũng khiến người nghe cảm thấy hài lòng, dễ chịu và họ sẽ dễ dàng hợp tác với bạn hơn.

14. Biết thắt nút và gỡ nút trong khi thuyết trình

Các khách hàng và nhà đầu tư sẽ rất khó chịu khi bạn nói về hiện tại mà không bàn đến kế hoạch tương lai, nói đến khó khăn mà không có giải pháp cụ thể, nhắc đến ngân quỹ khổng lồ mà không cho biết số tiền đó được sử dụng hiệu quả thế nào… Hãy tỉnh táo để biết mình đang nói gì, bởi sự mất bình tĩnh dễ làm cho bạn lỡ lời hay phát ngôn thiếu chính xác.

15. Nhận thức về vai trò của bạn

Bạn là nhà thuyết trình, người góp phần đáng kể trong các cố gắng chung nhằm mang lại cơ hội mới cho công ty. Cho dù bạn không phải là nhà lãnh đạo nhưng bạn có thể thay mặt họ phổ biến những kinh nghiệm công ty bạn đã trải qua để đạt được uy tín như ngày nay và quan trọng nhất là kêu gọi các khách hàng và nhà đầu tư ký kết hợp đồng kinh doanh.

Nên nhớ là tâm lý bình tĩnh và tự tin sẽ giúp bạn làm chủ được bản thân để thực hiện buổi thuyết trình thành công. Chỉ với 15 phút, thậm chí 5 phút ngắn ngủi đứng trên bục thuyết trình nhưng bạn đã góp phần giúp công ty bạn đạt được một hợp đồng kinh doanh lớn, nâng cao uy tín của công ty, đồng thời tạo được ấn tượng cho lãnh đạo về khả năng tư duy và làm việc của bạn. Bởi vậy, hãy trang bị cho mình càng nhiều kỹ năng cần thiết trong lĩnh vực thuyết trình càng tốt. Chúc các bạn sớm trở thành nhà thuyết trình thành công!