Kỹ năng thuyết trình: 3 sai lầm chết người!

Ngay cả những diễn giả chuyên nghiệp và người thường xuyên phải thuyết trình,nói trước đám đông cũng vấp phải những sai sót. Có những sai sót nhỏ nhưng có những sai lầm chết người làm bài thuyết trình kém hiệu quả. Bài viết này sẽ tập trung vào ba vấn đề nổi cộm nhất.

Nhiều người thường xin tôi cho ý kiến về bài thuyết trình họ sắp đem ra trình bày. Và thường thì trước tiên, họ mở PowerPoint, rồi bắt đầu trình bày giải thích nội dung này vấn đề kia. Tuy nhiên, tôi luôn hỏi họ câu này: “Trước khi đi vào chi tiết, xin anh cho tôi biết thông điệp anh muốn gửi gắm qua bài thuyết trình này là gì?”

Và khi họ hỏi lại, “Thế ý anh là gì?” (và họ rất thường hỏi thế), thì tôi biết ngay là họ đang gặp một vấn đề lớn hơn cả những slide thiết kế [thường] trông chả ra sao.

Bạn nên biết rằng trước buổi thuyết trình, việc ngồi xem lại các slide bạn đã soạn để nhẩm để ôn chi tiết này vấn đề kia nhưng lại không nắm rõ được thông điệp cốt lõi mình muốn nêu bật qua nội dung bài thuyết trình, thì cũng chẳng khác gì bạn đang ngồi phân tích phê bình kỹ thuật đánh bom của mình trong khi không hề biết tại sao mình lại ở trong cuộc chiến này vậy.

Và vấn đề này – tức là việc không nắm rõ thông điệp cốt lõi mình muốn trình bày – không chỉ có những ai dùng các slide PowerPoint thuyết trình thì mới gặp phải. Đây còn là vấn đề chung, là sai lầm nghiêm trọng mà rất nhiều diễn giả thường phạm phải.

Nếu bạn không nắm rõ về điều chính yếu mình muốn trình bày cho người ta nghe, không biết rõ mục đích nhắm tới qua bài thuyết trình là gì, thì thử hỏi làm cách nào khán thính giả của bạn có thể nắm được những gì bạn sẽ nói?

1. Thiếu hẳn cảm xúc, yếu lửa nhiệt tình

Với tôi, cơ hội để nói trước đám đông là một món quà tuyệt vời. Bởi vì, việc một ai đó chăm chú nghe mình quả thực đã là một điều sung sướng; mà ở đây, có cả một đám đông sẵn sàng lắng nghe từng lời mình nói, thì đó chẳng phải là một cơ hội hiếm có hay sao?

Nhưng cơ hội này sẽ bị lãng phí hoàn toàn nếu người nói thiếu đi cảm xúc hay ngọn lửa nhiệt tình trong khi thể hiện bài thuyết trình của mình.

Tôi vẫn thường khuyên là để buổi diễn thuyết thành công, bạn phải thực sự yêu mến chủ đề mình nói, phải dồn mọi cảm xúc, phải thổi ngọn lửa nhiệt tình vào những gì bạn muốn chia sẻ với khán thính giả mình.

Nói mà thiếu cảm xúc, bạn sẽ biến bài thuyết trình thành một bài bình ca ru ngủ tuyệt vời. Ngược lại, nếu biết huy động năng lượng cơ thể dồn vào ánh mắt, cử chỉ và hành động diễn tả, bạn sẽ biến bài thuyết trình trở thành một bản rock sôi động, đầy nhiệt, và giúp lan truyền cảm xúc mạnh mẽ đến khán thính giả. Và lắm lúc, theo kinh nghiệm, tôi thấy những cảm xúc ấy sẽ giúp bạn “che đậy” được những gì còn vụng về trong kỹ năng thuyết trình của mình.

2. Thiếu chuẩn bị

Vấn đề thứ ba nhiều diễn giả thường gặp phải là việc thiếu chuẩn bị cho bài diễn văn và buổi thuyết trình của mình.

Lần nọ, tôi trò chuyện với một anh trưởng phòng mới toanh ở một doanh nghiệp về bài thuyết trình anh sẽ nói trước mọi người trong công ty: một bài tóm tắt trong ba mươi phút về dự án hoạt động cho phòng kinh doanh của anh. Tôi hỏi rằng anh đã chuẩn bị đến đâu rồi, và anh đáp rằng “tôi dành nguyên một buổi tối để soạn bài.” Tôi nhắc anh ta rằng sẽ có 25 con người ngồi đó nghe anh trình bày, và tất cả bọn họ đều có thời khóa biểu dày đặc (chưa nói là lương bổng của nhiều người trong số họ còn cao hơn anh nhiều), và họ mong thấy một bài thuyết trình mang lại hứng thú hay ích lợi nào đó cho họ.

Rồi hai hôm sau, anh bắt đầu buổi thuyết trình. Kết quả: một nửa khán giả ngồi nghe nửa chừng rồi bỏ ra ngoài đi lo việc khác. Một số người thì nán lại để ăn cho hết mấy cái bánh ngọt rồi cũng phủi quần chuồn luôn, trước khi buổi thuyết trình khép lại.

3. Thế đấy, thiếu chuẩn bị cho buổi thuyết trình tức là:

• Không chịu phân tích trước để biết đối tượng người nghe là ai, đang muốn gì.
• Vớ đại một nội dung nào đó thấy dễ nói; thiếu khâu nghiên cứu tìm hiểu đào sâu.
• Các slide, nếu có, chỉ là một mớ cắt xén, ráp nối cẩu thả, bố cục không lôgíc; và nội dung thì có lẽ cùng lắm chỉ có mấy cái gạch đầu dòng là hết.
• Không kỹ lưỡng đọc lại, biên tập lại nội dung, bổ sung hình ảnh minh họa, làm cho cấu trúc bài nói, hay slide thuyết trình, mơ hồ và rời rạc.
• Không dành thì giờ để nhẩm lại bài nói, ôn tới ôn lui cho nhuần nhuyễn, để nắm cái trước cái sau; dẫn đến dễ nói lung tung, sa đà vào các chi tiết phụ, không biết đường “hạ cánh” và rất dễ làm “cháy” thời gian.

Và nói cho cùng, việc thiếu chuẩn bị như thế sẽ gây ra nhiều điều đáng tiếc. Không những bạn sẽ không thuyết phục được khán thính giả, mà còn làm cho họ cảm thấy bị xúc phạm nặng nề vì vừa thiếu tôn trọng lại vừa làm lãng phí thời gian quý giá của họ.